سه اصل مهم در سازماندهی سازمان های ایده آل

در این نوشته به دنبال معرفی بهترین و کارآمدترین ساختار، تقسیم بندی فعالیت ها و چگونگی فرماندهی و هدایت در سازمان های ایده آل می باشیم:

ساختار سازماندهی: با توجه تقسیم بندی سازمان ها از نظر سازمان دهی به سازمان های بروکراتیک و ادهوکراسی و مزایا و معایب هر یک از این ساختار ها، ما به دنبال بهترین شیوه سازماندهی می باشیم، که این امر تنها با مطالعه تمامی ویژگی های هر یک از انواع سازماندهی امکان پذیر است، تا بتوان با پیاده سازی شیوه برگزیده که تلفیقی از تمامی ویژگی های ممتاز ساختار های گوناگون است، ساختار مناسب سازمان های ایده آل را بنا کنیم.

اصلی ترین و بهترین ویژگی ساختار های بروکراتیک سلسله مراتب آنها می باشد، ولی به دلیل تشریفات بی جا باعث کاهش اختیارات کارکنان سازمان می شود، که این امر موجب کاهش بروز استعداد ها و یکنواختی در سازمان می گردد.

اصلی ترین ویژگی در خصوصیت سازمان هایی که بر مبنای ادهوکراسی پیش می روند، اختیارات و آزادی عملی است که به هر عضو در سازمان داده می شود که علت اصلی شکوفایی استعداد ها و انجام امور به بهترین نحو، همین استفاده بهینه از تمامی سطوح انرژی کارکنان سازمان می باشد.

بنابراین در سازمان های ایده آل بهترین شکل ساختار سازمانی، شکل سلسله مراتبی و در عین حال با دامنه اختیارات بالا و نظارت سازمانی کم می باشد، یعنی باید نظام سلسله مراتب با تعداد طبقات کم و گسترش عرضی زیاد باشد که نظارت مدیران کم بوده و بر روی تعداد زیادی از کارکنان تقسیم شود که این باعث ایجاد نظام بروکراتیک در سطوح بالای سازمان و ایجاد استقلال نظام ادهوکراسی در سطوح پایین می گردد.

در رابطه با چارت پیشنهادی سازمان های ایده آل می توان با توجه به نحوه سازمان دهی از چارتی با انعطاف پذیری بالا مثل چارت های ماتریسی که هم در زمینه های اجرایی و هم در موضوعات نظام اداری منطبق است استفاده کرد همچنین با فرض پایبندی عوامل انسانی که تمامی تلاش خود را در راستای تحقق اهداف سازمانی قرار می دهند، انطباق کامل دارد.

پس در نهایت ساختار سازمان های ایده آل را می توان به صورت نیمه سلسله مراتبی با چارت پروژه ای_ وظیفه ای پیشنهاد کرد.

تقسیم فعالیت ها: واحد های مختلف به چند دسته تقسیم می شوند و هر واحد در یک حوضه با توجه به نوع فعالیت سازمان شروع به کار می کنند و در هر واحد مسئولیت های کلی به اعضای هر واحد داده می شود و در نحوه انجام آن اختیارتی دارند، البته این دامنه اختیارات وسیع نباید به چندگانگی تبدیل شود و همه باید در راستای رسالت سازمان حرکت کنند. این اختیارات به دلیل غنی سازی هر چه بیشتر مشاغل سازمان به بیشینه سازی راندمان کاری، افزایش خلاقیت و افزایش حس رقابت و همکاری در بین واحد های مختلف می انجامد، که این امر در نهایت به ایجاد ارتباطات غیر رسمی و افزایش بهروری کل خواهد رسید.

فرماندهی: مدیریت سازمان های ایده آل و مسئولیت هدایت و نظارت بر عهده مدیریت ارشد است، از جمله وظایف دیگر مدیریت ارشد که در راس سلسله مراتب است و مدیریت تمامی واحد ها را بر عهده دارد، مسئولیت تعیین خط مش های کلی سازمان، رهبری و هدایت کلیه واحد ها در راستای تحقق اهداف بر عهده می باشد. البته این موضوع به هیچ عنوان باعث محدودیت در اختیارات مدیران سطوح پایین نمی شود، هر یک از مدیران میانی که مسئول یک واحد می شوند در نحوه انجام فعالیت ها از آزادی کافی برخوردار هستند و تنها در کلیت امور باید پاسخ گوی مدیران ارشد باشند. بحث فرماندهی تا به این قسمت از سازمان همانند نظام های بروکراتیک بوده است، ولی در بستر سلسله مراتب سازمانی یعنی بخش عملیاتی، مدیران و کارکنان از آزادی عمل زیادی برخوردارند و با توجه به فوق تخصص گرایی در سطوح عملیاتی، این امر میسر می شود که چارچوب ها و اهداف برای کارکنان تعیین گردد و آنان در نحوه انجام امور مستقل باشند تا به نهایت کیفیت دست پیدا کنند.

به عنوان مثال در واحد امور مالی یک سازمان ایده آل، یک حسابدار از آزادی عملی در بخش ثبت حساب ها و نحوه بایگانی صورت های مالی با توجه به چارچوب های سازمانی و اصول اتوماسیون را دارد.

البته در سازمان های ایده آل فرض بر تمامیت صداقت و درستکاری کلیه کارکنان است که وظیفه اصلی واحد نظارت این است که به شدت بر درستی کارها تمرکز نماید.

ساختار سازمانی،تقسیم فعالیت ها و فرماندهی سه راس مهم در سازماندهی سازمان های ایده آل می باشند، که به مدیران ارشد کمک می کنند هرچه بهتر در جهت اهداف بلند مدت و کوتاه مدت حرکت کنند و سازمان را به سیاست هایی که در ابتدا تدوین کرده اند برسانند، معمولاً برای پیاده سازی این سه راس باید از استراتژی خاص هر سازمان بهره برد، زیرا این سه راس باید در جهت استراتژی سازمان عمل نمایند.

مدیریت بازاریابی و تغییرات برنامه ریزی شده سازمانی با استفاده از مدل آب های کف آلود

در ادامه مبحث پیشین که در خصوص “مدیریت بازاریابی و تغییرات برنامه ریزی شده سازمانی با استفاده از مدل آب های آرام” پرداخته شد، در این پست به بررسی تغییرات با استفاده از مدل آب های کف آلود پرداخته ایم.

آب های کف آلود

این دیدگاه مناسب حالتی است که محیط نامطمئن و پویا باشد و مشابه وضعیتی است که سازمان از جامعه صنعتی خارج  می شود و پا به دنیایی می گذارد که تحت سلطه اطلاعات و عقاید جدید است. سازمان بیشتر شبیه یک قایق بزرگ است تا یک کشتی.این قایق به جای اینکه در آب های آرام شناور باشد باید از یک رودخانه پر تلاطم بگذرد. جریان آب همواره طوفانی است و قایق به طور دائم بر روی آب های کف آلود قرار دارد. آنچه وضع را بدتر می کند این است که هیچ یک از خدمه قبل از این، از این رودخانه عبور نکرده باشند. در مسیر رودخانه پیچ و خم ها و سنگ های درشتی قرار دارد که قایق به صورت غیر منتظره به آن برخورد می کند. مقصد قایق مشخص نیست و به صورتی نامنظم باید خود را به ساحل برساند. تغییر یک امر طبیعی است و مدیر باید دائما با این پدیده دست و پنجه نرم کند.

• تعدادی از مدیران این واقعیت را پذیرفته اند که ثبات و پایداری وجود ندارد و نمی توان چیزی را پیش بینی کرد. وضع موجود در هر لحظه به هم می خورد و مجدداً اوضاع آرام می شود.
• بسیاری از مدیران کنونی هیچ وقت از آب های کف آلود و طوفانی خارج نمی شوند. آن ها همیشه با پدیده تغییر رو در رو هستند. این مدیران باید در مسابقه ای شرکت کنند که قبلاً در آن بازی نکرده اند و مقرراتی را رعایت کنند که با پیشرفت مسابقه به وجود می آید.
• بنابراین این مدیران باید از انعطاف پذیری بالایی برخوردار باشند و بتوانند با تغییر شرایط به سرعت خود را با اوضاع جدید وفق دهند. مدیرانی که دارای ساختار بسیار مشخص و منظم هستند و سرعت کمی دارند، نمی توانند در این مسیر باقی بمانند.

ادغام دو دیدگاه ( آب های آرام و آب های کف آلود):

آیا همه مدبران در دنیایی زندگی می کنند که پیوسته دستخوش تغییر شدید است؟! خیر، ولی برخی از آنها با شرایطی رو به رو هستند که پیوسته تغییر می کند. در زمان حال تعداد اندکی از سازمان ها می توانند پدیده تغییر را به عنوان حالتی در نظر آورند که در دنیایی آرام و به صورت موقتی است. حتی اگر چنین سازمان هایی وجود داشته باشند باید با پذیرفتن خطر ها، این گونه عمل کنند. سرعت تغییرات بسیار سریع است و سازمان ها و مدیران نمی تواند وضعی آرام به تصویر در آورند.

•  آقای بازاریاب = بازاریابی صنعتی
• موسسه تحقیقاتی ایده = تحقیقات بازار

ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید:  کانال تلگرام آقای بازاریاب   |    پیچ اینستاگرام بزاززاده  

با افزایش تاثیر “تغییرات عوامل محیطی” بر عملکرد سازمان ها، ضرورت حضور مدیران منابع انسانی بیشتر احساس می شود. در این یادداشت به انواع عوامل محیطی تاثیر گذار بر عملکرد مدیریت منابع انسانی در سازمان ها می پردازیم.

عملکرد مدیریت منابع انسانی تحت تاثیر دو عامل زیر هستند :

•  عوامل محیطی برون سازمانی

  عواملی هستند که معمولا خارج از کنترل بخش مدیریت هستند. قوانین دولتى یکى از مهم ترین فشارهاى برون سازمانى در مورد عملکرد مدیریت منابع انسانى، خط مشى ها و قوانین متنی عمومى جامعه است. قوانین و خط مشى هاى عمومى بر طیف وسیعى از وظایف مدیر پرسنل تأثیر مى گذارد. در جمهورى اسلامى ایران، امور مربوط به نیروى انسانى در بخش دولتى، مشمول قوانین استخدام کشورى مى باشد که از طرف سازمان امور ادارى و استخدامى کشور اجرا مى شود. مدیران منابع انسانى در بخش دولتى مى بایست با قوانین استخدام کشورى و اهداف و وظایف سازمان امور استخدامى کشور، آشنایى کافى داشته باشند و با توجه به آنها به انجام وظایف مدیریت منابع انسانى بپردازند. بازار نیروی کار، جامعه، رقابت مشتریان، تکنولوژی و سهام داران، هر یک از این عوامل ها به طور جداگانه یا ترکیبی می توانند محدودیت هایی برای سازمان ایجاد کنند( مدیریت منابع انسانی بیشتر تحت تاثیر مورد دوم قرار می گیرد).

• عوامل محیطی درون سازمانی

  محیط درون سازمانی از عواملی تشکیل می گردد که از داخل سازمان بر وظایف مدیریت منابع انسانی تاثیر می گذارد. عوامل درونی شامل ماموریت ها و اهداف بلند مدت سازمان و خط مشی ها و فرهنگ سازمان و عملکرد واحدهای اجرایی سازمان می گردد. خط مشى هاى کلى مدیریت منابع انسانى که بر فعالیت هاى مدیر پرسنل تأثیر مى گذارند عبارتند از:

  • تأمین امنیت کارى براى کلیه کارکنان.
  • تشویق همه کارکنان به منظور دستیابى به توانایى هاى بالقوه خود.
  • پرداخت حقوق براساس میزان عملکرد به منظور تشویق آنها در تولید بهتر و بیشتر کالاها و خدمات.
  • به کارگیرى سیاست ترفیع از داخل براى پر کردن پست هاى خالى و ارج نهادن به نیروهاى موجود.تاثیر عوامل محیطی بیرونی بر سازمان بر مدیریت منابع انسانی، نا معین و از بعضی جهات غیرقابل پیش بینی هستند و بدیهی است که به طرق مختلف درون سازمان را هم تحت تاثیر قرار می دهند. در این شرایط نامعین، افراد سازمان بخصوص تیم تصمیم گیری، در مورد عوامل محیطی موثر و تغییرات، اطلاعات خاصی در دسترس ندارند و یا تغییرات به صورتی ایجاد شده است که تجزیه و تحلیل آن با مشکل همراه می شود، لذا برای بررسی و پیگیری میزان نامعینی باید دو بعد “ساده _ پیچیده” و بعد “ثابت _ متغیر” را مورد تحلیل قرار داد تا به نتیجه برسیم:
    

    بعد ساده _ پیچیده:

    در یک محیط پیچیده، عناصر برون سازمانی زیادی بر عملیات سازمان نفوذ دارند، تعامل بین سازمان و محیط زیاد و بین رقبا، رقابت شدید است. اما در یک محیط ساده تعداد اندکی از عناصر محیطی بر سازمان اثر می گذارند و تعامل بین سازمان و محیط محدود است.

    بعد ثابت_ متغیر:

    در این بعد عوامل برون سازمانی سریع تغییر می کنند. به علت وجود تعداد زیادی از رقبا و تغییرات سریع و مداوم تکنولوزی، سازمان ها به دنبال ارائه محصول جدید و با کیفیت بهتر می باشند. اما در شرایط محیطی ثابت تغییرات عوامل محیطی بسیار کند و آرام پیش می رود.

تصویر ذهنی از خود، کلید شخصیت و رفتار انسانی است. تصویر ذهنی خود را تغییر دهید. “ماکسول مالتز”

چگونه در دید مشتری، یک بازاریاب یا فروشنده ی حرفه ای جلوه کنیم؟

ما هم می توانیم یک بازاریاب یا فروشنده موفق باشیم، اگر بیشتر خود را مشاور، راهنما و دوست مشتری بدانیم تا کسی که فقط می خواهد بفروشد. آخرین باری که با یک فروشنده برخورد داشتیم، آنقدر سرد و بد برخورد کرد که به کسی که همراهم بود گفتم”انگار با خودش هم قهر است.” زمانی که سؤالی از این شخص که کاملاً بیگانه به نظر می رسید، پرسیدم، حتی برای پاسخ دادن سرش را بلند نکرد و به قدری ابروهایش در هم گره خورده بود که اگر بشکاف به همراه داشتم، حتما گره از نخ ابروهایش باز می کردم.

به احساسی که این فروشنده در من و یا هر فروشنده ی دیگری در ذهن شما می تواند به وجود آورد، “جایگاه” می گویند. جایگاه یک فروشنده، دقیقاً همین تصویر ذهنی و کلماتی است که ما برای توصیف او، از آن ها استفاده می کنیم. وقتی مشتری، فروشنده ی محصول تخصصی خود و یا خدمتی که به آن نیاز دارد را مشاور و دوست خود بداند، هرگز از دیگری خرید نخواهد کرد. حتی اگر در قیمت و کیفیت محصول تفاوت جزئی حس کند. مردم، هر گونه که خود را معرفی کنیم بی چون و چرا قبول می کنند. چون اصلاً دلیلی برای مخالفت ندارند. ولی آنقدر با هوش هستند که منتظر می مانند برخورد واقعی ما را ببیند تا مطمئن شوند با ادعاهایمان هم خوانی دارد یا خیر؟!

اگر می خواهیم از این به بعد یک مشاور قابل و کاردان با دستمزد چشم گیر باشیم:

• پس باید مثل یک مشاور راه برویم، حرف بزنیم، برخورد کنیم و وقتی کسی می پرسد: شغلتان چیست؟ با افتخار بگوییم “من مشاور هستم”
• اولین قانون روانشناسی تصویر ذهنی را سرلوحه ی خود قرار دهیم و به همان شخصی تبدیل شویم که در ذهن خود می پرورانیم. تصویری که ما از خودمان در درونمان داریم، نوع برخوردمان را در بیرون تعیین می کند.

اینکه مشتریان بیشتر به عنوان یک مشاور و صاحب نظر در رشته ی تخصصیمان به ما نگاه کنند تا یک فروشنده که فقط به فکر سودآوری بیشتر و بهینه سازی کار و زندگی خود است، باعث می شود بهترین جایگاه را بین مشتریان بالقوه ی خود پیدا کنیم. همینجا است که به عنوان مشاور خود را از فروشندگان جدا می کنیم و سعی داریم به آن ۱۰% اول رشته ی خود یا همان فوق ستارگان فروش بپیوندیم.

برگرفته از کتاب فوق ستاره فروش شوید (۲۱روش عالی برای فروش بیشتر، سریعتر و راحتتر در بازار سخت امروز) اثر برایان تریسی، مترجم علی معتمدی.

•  آقای بازاریاب = بازاریابی صنعتی
• موسسه تحقیقاتی ایده = تحقیقات بازار

ما را در شبکه های اجتماعی دنبال کنید:  کانال تلگرام آقای بازاریاب   |    پیچ اینستاگرام بزاززاده  

برای تبدیل هر شرکت بازاریابی به یک سازمان ایده آل بازاریابی احتیاج به رعایت یک سری از معیار ها می باشد، که در این نوشته به تحلیل ویژگی های سازمان های ایده آل بازاریابی می پردازیم تا بتوانیم با رعایت این اصول سازمان خود به سمت تبدیل شدن به یک سازمان ایده آل سوق دهیم.

• هدفمندی

در یک سازمان ایده آل بازاریابی اهداف به وضوح مشخص بوده و اهداف کوتاه مدت در راستای اهداف بلند مدت قرار دارند، و در کل تمامی اهداف در پی رسیدن به چشم انداز می باشند. بنابراین تمامی خط مش ها مشخص بوده و مجموعه فعالیت های سازمان کاملا در جهت تحقق اهداف سازمانی می باشند. پس در یک نگاه کلی به یک سازمان ایده آل بازاریابی می توان نتیجه گیری کرد که سازمان ایده آل عاری از هر گونه فعالیت زائد است و با یک برنامه ریزی جامع و هدفمندی فعالیت ها شکل خواهد گرفت.

• اثر بخشی

در واقع منظور از اثر بخشی میزان موثر بودن فعالیت های انجام شده در پیشبرد اهداف سازمانی می باشد. در سازمان های ایده آل باید مقدار اثر بخشی در حداکثر خود قرار گیرد، به عبارت دیگر فعالیت ها باید به گونه ای سازمان دهی و برنامه ریزی شود که احتمال محقق نشدن و به سرانجام نرسیدن اقدامات صفر شود، یعنی با توجه به هدفمندی سازمان تنها زمانی می توان گفت که تمامی اهداف تحقق پیدا کرده اند که موثرترین راه برای انجام هر فعالیت ارائه گردد.

• کارایی

منظور از کارایی همان انجام کار مناسب در زمان مناسب است که به حداقل کردن منابع مصرفی در قبال به حداکثر رساندن نتیجه فعالیت می باشد. به عبارت دیگر در یک سازمان ایده آل باید با کمترین مقدار انرژی و زمان به مطلوب ترین نتیجه ممکن که همان رسیدن به اهداف است نائل گردیم. بنابراین برای رسیدن به کارایی کامل در سازمان ایده آل احتیاج به طراحی و نظارت سیستمی در شروع و اجرای برنامه های سازمان است.

• بهره وری

با توجه به تعریف بهره وری، که به استفاده بهینه از داده های موجود به من منظور حداکثر کردن میزان ستاده های سازمان است، این موضوع تنها زمانی محقق می شود که بالاترین استفاده را از کلیه ظرفیت های موجود در منابع سازمانی در جهت بیشتر کردن خروجی حاصل از سیستم و کم کردن ضایعات حاصل شود، به بیانی واضح تر با منابع موجود بتوان بیشترین حرکت را برای رسیدن به هدف انجام داد.

• کیفیت

این واژه به معنای بهترین نحوه انجام دادن کارها در اولین بار ممکن است. شاید بین کیفیت و بهره وری تناقضاتی وجود داشته باشد، یعنی با حرکت به سمت یکی از آنها از دیگری دور می شویم، اما می توان با یک طراحی مناسب و پیش بینی تمامی ابعاد به سیستم کارایی رسید که در حد بالای بهره وری و راندمان کاری به کیفیت نیز توجه شود و معیار های کیفی در انجام امور لحاظ شود.

• همدلی

با توجه به میزان اهمیت منابع انسانی در سازمان ها باید به این نکته اشاره نمود که نباید انسان ها را مانند ربات هایی تصور کرد، که تنها باید برای سازمان و انگیزه مادی خود تلاش کنند و با توجه به نظریه روابط انسانی، انسان ها با دیگر منابع سازمان یک فرق اساسی دارند و باید توجه بیشتری به دلایل انگیزشی آن ها شود. در کل باید به حالتی در سازمان برسیم که کلیه کارکنان به یک باور جمعی برسند که در چارچوب سازمانی اولویت اصلی و قطعی با اهداف سازمان است و در سازمان ایده آل هیچ جایی برای منافع شخصی هیچ یک از جایگاه های سازمان نمی باشد و نتیجه این همدلی یک همکاری همه جانبه است که به رشد روز افرزون سازمان منجر شود.